SRM-система - что это и зачем нужна в закупках

У вас есть поставщики, с которыми вы работаете годами, но при этом закупочные процессы всё равно срываются, сроки горят, а стоимость закупок растёт? Если да — значит, ваша компания уже готова к внедрению SRM-системы.

Эта статья поможет вам разобраться, что такое SRM на самом деле, как она работает, какие проблемы решает, какие не решает и как правильно подойти к её выбору и внедрению. Мы не будем пересказывать теорию, опираемся только на практический опыт нашей команды.

За 10 лет работы с e-commerce и корпоративными платформами мы разобрались в боли закупочных отделов, ИТ-директоров и операционных менеджеров. Наш подход — не «коробка в коробку», а глубокое погружение в бизнес-процессы, чтобы система работала, а не просто стояла.

Что такое SRM-система

SRM-система (Supplier Relationship Management) — это цифровая платформа, которая позволяет централизовать всю информацию о поставщиках, автоматизировать закупочные процессы, контролировать исполнение договоров и принимать решения на основе данных. В отличие от простого ведения реестра поставщиков, SRM фокусируется на долгосрочной стратегии: вы не просто покупаете товары и услуги, а строите партнёрские отношения, минимизируете риски и повышаете эффективность цепочки поставок.

Концепция SRM была предложена Питером Краличем в 1983 году в статье для Harvard Business Review. Он обосновал необходимость сегментации поставщиков по критериям рентабельности и рисков, что стало основой современного подхода к управлению закупками.

Суть его предложения:

• заказчик должен проявлять проактивность в управлении закупками;

• анализировать статистику и принимать стратегические решения;

• выбирать поставщиков не по цене, а по совокупной ценности для бизнеса.

С тех пор SRM эволюционировала от ручного анализа Excel-таблиц до комплексных IT-решений, интегрированных с ERP, CRM и системами электронного документооборота.

Зачем нужна SRM-система

Без системного подхода к управлению поставщиками компании сталкиваются с разрозненными данными, потерей контроля и ростом операционных издержек. SRM решает эти проблемы, превращая закупки из административной функции в стратегический актив.

SRM-система помогает решать задачи разного плана, от повседневной рутины до стратегического планирования. Ниже — ключевые направления, на которые она влияет:

• централизованное хранение данных о поставщиках и контрактах;/p>

• автоматизация закупочных процедур (тендеры, запросы предложений, конкурсы);

• сегментация поставщиков по уровню значимости и рисков;

• контроль сроков поставок, качества и соблюдения условий договора;

• аналитика и отчётность по ключевым показателям эффективности (KPI);

• интеграция с 1С, ERP, ЭДО и другими корпоративными системами, чтобы оперировать актуальными данными.

После внедрения SRM компания получает единую точку доступа ко всей информации о поставщиках. Это снижает зависимость от человеческого фактора и повышает прозрачность процессов.

Основные функции SRM-системы

Современные SRM-платформы охватывают весь цикл взаимодействия с поставщиками — от идентификации потребностей до анализа результатов. Ниже — ключевые функциональные блоки, которые должны быть в любой системе.

Управление взаимодействием с поставщиками

В единой базе вы храните не просто контакты, но и данные о поставляемых товарах, истории взаимодействия, репутации, сертификатах, финансовой устойчивости и инфраструктуре.

Такая база позволяет быстро находить альтернативных поставщиков, сравнивать предложения и принимать обоснованные решения. Например, если поставка срывается, система подскажет, кто из поставщиков категории «A» может перехватить контракт и закрыть потребность.

Анализ и оценка поставщиков

Оценка поставщиков — это не линейный процесс «хорошо / плохо», это непрерывный цикл с рядом показателей и непрерывный цикл мониторинга и анализа. Для этого используются метрики, соответствующие типу поставщика и категории закупок. Например:

• соблюдение сроков поставки;

• качество продукции и уровень рекламаций;

• скорость ответов на запросы;

• финансовая стабильность и репутация;

• соответствие стандартам (ISO, экологическим, этическим).

Метрики и критерии предлагает система и финально их задаёт пользователь. Отклонение от нормативов фиксируется, система предлагает варианты реагирования на изменения — от предупреждения до исключения из реестра. Это снижает риски сбоев в цепочке поставок и повышает надёжность партнёров.

Интеграция SRM с другими бизнес-системами

SRM не работает в изоляции. Её ценность раскрывается только при интеграции с ERP, CRM, 1С, системами электронного документооборота и платформами для проведения тендеров. Интеграция позволяет:

• автоматически передавать данные о закупках и поставках: руководитель получает актуальную информацию в режиме реального времени, без задержек и ручного ввода;

• синхронизировать договоры и акты: обеспечивается контроль за исполнением обязательств и снижается риск ошибок при документообороте;

• использовать единые справочники номенклатуры и контрагентов: исключается путаница и дублирование, что повышает точность аналитики и отчётности;

• формировать комплексные отчёты по закупочной деятельности: руководитель видит полную картину затрат, эффективности поставщиков и исполнения планов в одном месте.

Например, при закрытии заказа в ERP система SRM может автоматически инициировать оценку поставщика по KPI, что делает процесс непрерывным и прозрачным.

Преимущества внедрения SRM

Внедрение SRM даёт практические выгоды, которые напрямую влияют на эффективность и устойчивость бизнеса:

• сокращает время на подготовку тендеров и согласование — вы закрываете закупки в разы быстрее;

• уменьшает количество ошибок в документах — меньше штрафов, претензий и задержек поставок;

• централизует данные о поставщиках и контрактах — вы видите всю историю взаимодействия в одном месте и не зависите от одного сотрудника;

• позволяет быстро находить альтернативных поставщиков — если один подводит, вы оперативно переключаетесь без простоев;

• выявляет финансовые и операционные риски до их реализации — вы не попадаете на поставщика, который может обанкротиться;

• фиксирует выполнение KPI — вы видите, кто работает стабильно, а кто системно нарушает сроки или качество;

• даёт доступ к аналитике по затратам — вы видите, где переплачиваете, и можете обоснованно вести переговоры о снижении цен.

Внедрение SRM — это не быстрая закупка софта, а инвестиция в процессы, данные и культуру управления. Да, она требует времени, бюджета и вовлечённости команды. Готовое решение может настраиваться от нескольких месяцев, а полная отдача приходит не сразу — только после накопления данных, настройки метрик и формирования новой практики взаимодействия с поставщиками.

Но именно поэтому к решению нужно подходить обдуманно. Не все компании нуждаются в полном цикле SRM. Если у вас 5 поставщиков и простые закупки — возможно, достаточно базового учёта в 1С. Но, по мере роста, вы можете сталкиваться с ростом затрат на закупки без понимания конкретных причин, контроль над процессами начинает ускользать.

SRM это не просто автоматизация рутины, это способ контроля. При росте бизнеса контролировать людей и процессы становится сложнее, и такая система становится стратегическим решением.

SRM vs. другие системы управления

Разница между SRM и ERP

Часто SRM путают с системами электронных закупок или ERP. На самом деле, это разные уровни управления.

ERP (Enterprise Resource Planning) — это система управления всеми ресурсами компании: финансами, складом, производством, персоналом. Она фокусируется на учёте и операционной эффективности. SRM, напротив, решает стратегические задачи в рамках одного процесса — управления поставщиками.

Если ERP отвечает на вопрос «что куплено и сколько стоит», то SRM — на вопросы «почему выбран этот поставщик», «как он влияет на риски» и «как с ним выстроить выгодное долгосрочное сотрудничество». Она может быть частью ERP (как в 1С:ERP), но полноценная стратегия управления закупками требует более глубокой аналитики, сегментации и управления взаимоотношениями, чем стандартный модуль закупок.

Многие компании в России называют SRM любую электронную площадку для проведения тендеров. Однако это упрощённое понимание. Закупочная платформа решает тактические задачи — проведение аукционов, сбор предложений, выбор победителя. То есть, закупочная платформа — это инструмент в арсенале SRM, но не её полная замена.

Разница между SRM и CRM

CRM (Customer Relationship Management) и SRM используют схожие подходы: сегментацию, оценку эффективности, автоматизацию процессов. Однако направлены они в противоположные стороны. CRM работает с клиентами, чтобы увеличить продажи, улучшить сервис и повысить лояльность. SRM работает с поставщиками, чтобы снизить закупочные затраты, минимизировать риски сбоев и выстроить надёжную цепочку поставок. Тогда как CRM измеряет LTV клиента, SRM анализирует стоимость владения поставщиком. Обе системы усиливают друг друга, но отвечают за разные бизнес-результаты: одна — за доходы, другая — за издержки и устойчивость.

Для комплексного управления бизнесом важно использовать обе системы, интегрировав их с единой ERP-платформой.

SRM-система и контроль «откатов»

Прямое назначение SRM-системы — управление взаимоотношениями с поставщиками, оптимизация закупочных процессов и снижение операционных рисков. Контроль за «откатами» (взятками, неформальными выплатами) — это задача антикоррупционного и внутреннего аудита, а не функция SRM. Однако косвенно такая система может существенно снизить риски таких нарушений и сделать их выявление проще.

Вот как SRM косвенно помогает бороться с «откатами»:

• фиксирует, кто инициировал закупку и на каких условиях выбран поставщик — повышает персональную ответственность;

• автоматизирует отбор поставщиков по KPI — исключает субъективность и личные предпочтения;

• проверяет контрагентов на благонадёжность — блокирует однодневки и связанные с сотрудниками компании;

• формирует отчёты по аномалиям: частые сделки с одним поставщиком, отклонения от рыночных цен;

• разделяет роли (инициатор, согласующий, утверждающий) — никто не может контролировать процесс в одиночку.

SRM не заменяет аудит, но становится его силовым инструментом. Если в компании есть внутренний аудит или compliance-служба — SRM-система станет для них мощным инструментом анализа рисков. А для руководителя — способом построить систему, а не зависеть от личной лояльности сотрудников.

Поддержка и развитие: почему SRM не заканчивается на внедрении

После разработки и внедрения SRM-системы развитие не останавливается. Она продолжает жить и меняться вместе с бизнесом: процессы меняются, добавляются новые поставщики, возникают новые задачи. Чтобы система продолжала работать эффективно, нужна поддержка. Она включает:

• исправление ошибок и проверку стабильности;

• адаптацию под новые схемы согласований, KPI, отчётность;

• обновление интеграций с 1С, ERP, ЭДО;

• консультации по использованию и настройке.

Это не техподдержка в стиле «перезагрузите компьютер», а работа с бизнес-логикой. Например, если вы изменили политику закупок или запустили новый продукт — система должна это учитывать.

Мы можем взять поддержку на себя полностью или работать как расширение вашей IT-команды — в формате аутстаффа. Главное — чтобы система росла вместе с бизнесом, а не тормозила его.

Частые вопросы