При знакомстве с заказчиком мы отметили их персональный подход: каждый проект ведется индивидуально, с учетом интересов клиента и гарантией на отчетность. Однако внутренние процессы компании страдали из-за ошибок в CRM Битрикс24, что мешало работе и документообороту.
Мы провели серию интервью, чтобы разобраться в процессах клиента и найти решение проблемы.
Мы провели серию интервью, чтобы разобраться в процессах клиента и найти решение проблемы.
О проекте
Облачная версия постоянно ломалась
Облачная версия постоянно ломалась
CRM и бизнес-процессы иногда и вовсе не запускались. Каждый такой случай парализовал работу компании, специфика которой — четкие сроки сдачи отчетности.
Бизнес-процессы запускались с ошибками
Например, при постановке задачи на увольнение сотрудника заказчика, процесс ставил неверную дату. Если такую ошибку не заметить вовремя, человек получит неверный расчет.
Система слишком долго загружалась
Это раздражало сотрудников, которым нужно было сохранять концентрацию во время ответственной задачи. А у бухгалтеров все задачи — ответственные.
Все это могло привести к ошибкам в работе, штрафам и потере клиентов. Да и сами бухгалтера выгорали из-за постоянных рисков технических ошибок и уходили из компании.
Максим Симченко
Аккаунт-директор Alto
Аккаунт-директор Alto
«Проект ГлавБух — отличный пример того, как важен опыт работы с разными внедрениями. Собранный пул решенных ранее проблем помогает быстрее устранять неочевидные ошибки в системе.
Изначально мы планировали классический перенос процессов из облака в коробочную версию Битрикс24, но столкнулись с неожиданными сложностями. Некоторые функции просто не работали после импорта, бизнес-процессы запускались с ошибками, а техническая поддержка отвечала с большими задержками — приходилось искать решения самостоятельно.
Нам пришлось самим доработать систему внутри коробочной версии. Мы отказались от локальных приложений и переделали внешние скрипты, чтобы привязать их к коробке. Но в будущем мы планируем полностью отказаться и от них.
Хорошо, что заказчик был готов к гибкому подходу и понимал, что такие сложности неизбежны. Мы смогли не только настроить систему, но и заложить базу для будущих доработок».
Изначально мы планировали классический перенос процессов из облака в коробочную версию Битрикс24, но столкнулись с неожиданными сложностями. Некоторые функции просто не работали после импорта, бизнес-процессы запускались с ошибками, а техническая поддержка отвечала с большими задержками — приходилось искать решения самостоятельно.
Нам пришлось самим доработать систему внутри коробочной версии. Мы отказались от локальных приложений и переделали внешние скрипты, чтобы привязать их к коробке. Но в будущем мы планируем полностью отказаться и от них.
Хорошо, что заказчик был готов к гибкому подходу и понимал, что такие сложности неизбежны. Мы смогли не только настроить систему, но и заложить базу для будущих доработок».
Знакомство
Мы выяснили главную причину проблем: процессы в облаке были слишком большими и сложными, а код на внешних дистанционных серверах не был оптимизирован.
Из-за специфики работы с отчетностью заказчик периодически отправляет уведомления сразу всем своим клиентам. Из-за количества одновременных запросов система упиралась в лимиты, и бизнес-процесс застревал.
Из-за специфики работы с отчетностью заказчик периодически отправляет уведомления сразу всем своим клиентам. Из-за количества одновременных запросов система упиралась в лимиты, и бизнес-процесс застревал.
Задачи
- Разобраться в процессах компании и составить документацию для работы
- Создать новую систему для управления процессами и данными
- Устранить баги в Битрикс24 и ошибки в процессах, которые мешают бизнесу
Решение
Обеспечили поэтапный незаметный переезд из облачной версии в коробочную
Описать архитектуру процессов для настройки CRM под потребности
Протестировать новую систему совместно с заказчиком и внести корректировки
Перенесли всех сотрудников, настроили структуру компании и права доступа
Перенесли базу знаний компании и материалы с диска
Собрали все ошибки облачной версии, развернули коробочную версию Битрикс24
Составили техническое задание и диаграммы процессов в нотации bpmn 2.0
Провели встречи с ключевыми лицами компании, собрать требования ко всем бизнес-процессам
Найти и исправить ошибки в бизнес-процессах
детали проектирования
Порядок работы
I этап
Анализ бизнес-процессов as is
Описание процессов to be в bpmn-диаграммах
Сбор требований и ошибок
Подготовка техзадания
Описание процессов to be в bpmn-диаграммах
Сбор требований и ошибок
Подготовка техзадания
Внедрение новых бизнес-процессов для оптимизации работы
Развертывание коробочной версии Битрикс24 и миграция данных
Конструирование бизнес- и смарт-процессов
Устранение ошибок и доработки
Конструирование бизнес- и смарт-процессов
Устранение ошибок и доработки
III этап
II этап
Детали проекта
Анализ и сбор требований
Провели серию интервью с клиентом и собрали информацию обо всех бизнес-процессах.
Определили, как они работают сейчас и каких изменений ожидает заказчик. Зафиксировали ошибки в текущих процессах, чтобы устранить их в новой системе.
Определили, как они работают сейчас и каких изменений ожидает заказчик. Зафиксировали ошибки в текущих процессах, чтобы устранить их в новой системе.
Детали дизайна
Техническое задание
Описали требования в виде документа, понятного для разработчиков и клиента. Создали диаграммы процессов, чтобы визуализировать логику работы системы.
На этом этапе важно было согласовать все детали с клиентом, чтобы в дальнейшем не возникло недопонимания.
На этом этапе важно было согласовать все детали с клиентом, чтобы в дальнейшем не возникло недопонимания.
Детали разработки
Развёртывание, миграция, настройка
Развернули коробочную версию Битрикс24 на сервере. Перенесли всех сотрудников, настроили права доступа и структуру компании. Затем перенесли базу знаний компании, материалы с диска.
Настроили бизнес-процессы: «Контакт», «Компания», «Лид», «Сделка», «Лента новостей». Разработали и внедрили два дополнительных смарт-процесса.
Доработали внешние скрипты, которые раньше работали в облаке и перепривязали их к новой системе, чтобы автоматизация работала корректно.
Настроили бизнес-процессы: «Контакт», «Компания», «Лид», «Сделка», «Лента новостей». Разработали и внедрили два дополнительных смарт-процесса.
Доработали внешние скрипты, которые раньше работали в облаке и перепривязали их к новой системе, чтобы автоматизация работала корректно.
Итоги проекта
Надежная CRM
Стабильная CRM
Обновление системы исключило частые сбои и ошибки в бизнес-процессах. Теперь задачи работают корректно, а сотрудники могут сосредоточиться на работе с клиентами.
Минимизация рисков
Оптимизированные бизнес-процессы и обновленная логика исключили проблемы с некорректными расчетами и сроками подачи отчетности. Это минимизирует риск штрафов и потери клиентов.
Положительные отзывы
Переход на коробочное решение создал прочную основу для роста. Теперь компания может безопасно расширять клиентскую базу, не опасаясь перегрузок и системных ошибок.
Отзыв клиента
Представитель заказчика
«Наш бизнес — это не просто бухгалтерские услуги, а реальная помощь клиентам. Мы подходим к каждому кейсу индивидуально, помогаем оптимизировать налоги и избегать лишних затрат. Для этого важно, чтобы наши внутренние процессы работали четко, без сбоев и задержек.
Когда мы решили перейти на коробочную версию Битрикс24, было понятно, что проект сложный: нужно не просто перенести данные, а выстроить систему заново, учитывая все нюансы работы. Команда не только справилась с задачей, но и предложила улучшения, о которых мы и не задумывались. Некоторые процессы пришлось оптимизировать, а часть решений создать с нуля.
Сейчас CRM работает без сбоев, а сотрудники могут сосредоточиться на работе, не боясь, что очередной технический баг испортит отношения с клиентами. Это не просто технический апгрейд — это фундамент, на котором мы можем расти дальше»
Когда мы решили перейти на коробочную версию Битрикс24, было понятно, что проект сложный: нужно не просто перенести данные, а выстроить систему заново, учитывая все нюансы работы. Команда не только справилась с задачей, но и предложила улучшения, о которых мы и не задумывались. Некоторые процессы пришлось оптимизировать, а часть решений создать с нуля.
Сейчас CRM работает без сбоев, а сотрудники могут сосредоточиться на работе, не боясь, что очередной технический баг испортит отношения с клиентами. Это не просто технический апгрейд — это фундамент, на котором мы можем расти дальше»
uc-gb.ru
Команда
Роман Т.
Антон В.
Менеджер проекта
Аналитик
Антон Ц.
Аналитик
Петр Л.
Team Lead
Артур Ш.
QA-инженер