Как управлять проектом в кризис

Иван Ярославцев
Иван Ярославцев
11.08.2022

    За последние 2 года мы стали свидетелями большого количества “черных лебедей”.

    Черный лебедь — это события выходящих за рамки обычных ожиданий в истории. Например, Первая мировая война, распад Советского Союза, COVID-19.

    Последние события подтверждают, что мы не контролируем будущее. Стабильность, к которой мы привыкли в 2015-2020 годах оказалась иллюзией. Теперь ситуация может поменяться на 180 градусов.

    Как digital-компания, Alto переживает уже второй кризис. Поэтому мы знаем из своего опыта как выйти из состояния неопределенности и начать действовать.

     

    Что сделать в первую очередь?

    Отключите ленту и новостные сайты. Серьезно. Вашему проекту не станет лучше от постоянного мониторинга новостной ленты. Да, это уменьшает тревогу, но чем больше вы находитесь в этом состоянии – тем хуже для вашего проекта. Сейчас вам нужно сосредоточиться на тех проблемах, на которые можете повлиять лично.

    Университетское исследование, проведенное в 2011 году, показало: люди проверяют свои телефоны 34 раза в день. Однако специалисты считают, что на самом деле они делают это гораздо чаще — почти 150 раз! Давайте посмотрим правде в глаза — мы на крючке.

    Нир Эяль

    1 шаг. Проведите встречу с командой

    Самое время взбодрить команду. Какими бы профессионалами мы не были, каждый из нас – человек со своими переживаниями и сомнениями. Поэтому поговорите лично с каждым сотрудником: объясните ситуацию, предложите план действий. Станьте опорой, которой так иногда не хватает.

    Для этого следите за настроением команды в динамике:

    • Периодически общайтесь 1 на 1.
    • Назначайте групповые встречи.

    На личных встречах спрашивайте:

    • Кто думает о переезде?
    • Кто думает о смене работы?
    • У кого изменились личные траты?

    В итоге должен получится план мероприятий, где вы зафиксируете:

    • Кого нужно поддержать и успокоить.
    • С кем нужно пересмотреть условия сотрудничества.
    • Кому нужно пойти на встречу.
    • Кого нужно подготовить к расставанию.
    • Кто может уволиться и как можно подстраховаться от этого.

    2 шаг. Проведите встречи со стейкхолдерами

    Проведите встречи с заказчиками. Поинтересуйтесь их планам. Например, у заказчика могла измениться ситуация с бюджетами. Так вы определите какие проекты нужно остановить, а какие быстрее завершить.

    В итоге вы должны решить следующие задачи:

    • Определите ценность проекта. Например, проект мог попасть под санкции и потерять свою актуальность.
    • Пересмотрите горизонт планирования по каждому проекту. А именно пересмотрите сроки за которые достигните результатов. Определите частоту планирования: стоит ли сверять раз в месяц или каждую неделю.
    • Подумайте над рисками клиента. Например, что будет если доллар станет по 200 рублей? Что будет если поставки продукции прекратятся?

    3 шаг. Оптимизируйте ресурсы

    Управление ресурсами – это необходимый элемент любого бизнеса, который хочет быть конкурентоспособным. Поэтому как менеджер или владелец, решите несколько вопросов: :

    • Проверьте провайдеров. Посмотрите какие провайдеры серверов, хостингов ушли с российского рынка или повысили стоимость обслуживания.
    • Проверьте лицензии. Уточните актуальность лицензий. Найдите чем их заменить.
    • Уточните время и сроки. Пересмотрите ваши оценки на выполнения задач. Где теперь нужно бежать в 2 раза быстрее, а где нет спешки?
    • Проверьте иностранное ПО. Следите за тем какие поставщики ПО перестают обслуживать Россию. Даже если сейчас все работает, то это не означает, что так будет всегда.
    • Пересмотрите бюджет. Уточните риски и что вам важно в данный момент. Например, посмотрите насколько вы зависимы от иностранной валюты. Оцените как повлияет повышение зарплат на бюджет долгосрочных проектов.

    4 шаг. Составьте карту рисков

    Для начала определите основные вектора развития. Не спешите переделывать весь план. Достаточно определить 3 сценария: пессимистичный, оптимистичный и реалистичный. Так вы будете знать на что опереться и не погрязните в планировании.

    После этого составьте карту основных рисков. Подумайте над тем, что делать в случае их возникновения.

    Составьте таблицу из 4-х колонок: риск, последствия, вероятность, что сделать превентивно. Выделите красным, оранжевым и зеленым маркером последствия и вероятность риска. Напишите, что собираетесь делать прямо сейчас по каждому риску.

    Уделите внимание рискам с красными и оранжевыми маркерами. Выделите приоритетные, даже если все риски с зеленым маркером.

    Подведем итоги

    Если реализовать все рекомендации из этой статьи, вы получите:

    • Более спокойную команду.
    • Планы по кадровым перестановкам.
    • Информацию об актуальности проекта.
    • Сократите циклы обратной связи.
    • Оптимизируете ресурсы компании.
    • Три вектора развития компании
    • План действий в случае возникновения трудностей.
    • План действий, которые нужно сделать прямо сейчас.

    Предлагаем поделиться в комментариях вашими трудностями, с которыми вы столкнулись в 2022 году. Расскажите, что вы делали для их разрешения.

     

    Читайте далее
    Управление проектами
    Как управлять проектом в кризис и когда не знаешь, что будет завтра
    Как управлять проектом в кризис
    Управление проектами
    Программа обучения для project-менеджера: альтернатива курсам
    Программа обучения для project-менеджера
    Управление проектами
    Почему ваша команда срывает сроки проекта? Способы решить проблему
    Почему ваша команда срывает сроки проекта
    Управление проектами
    Как составить техническое задание на разработку сайта: инструкция, шаблон, инструменты
    Как составить техническое задание на разработку сайта