WMS-система: как она управляет складом и как понять, какая нужна бизнесу

WMS — сокращенное название системы управления складом. Такая система помогает управлять складскими операциями от приемки товара до его отгрузки: определяет, куда разместить поступивший товар, какое задание выдать сотруднику, что комплектовать следующим и как подтвердить выполненную операцию. Это главное отличие WMS от простой фиксации остатков. Система не только отвечает на вопрос «что и где находится», но и помогает определить что нужно сделать дальше.

Например, на склад приезжает поставка. Сотрудник считывает штрихкод, WMS сверяет фактическое поступление с ожидаемым, определяет подходящее место хранения, создает задание на размещение, а после его выполнения обновляет сведения о местонахождении товара.

Разберем работу WMS на конкретных складских операциях: от приемки и размещения до комплектации и отгрузки. Отдельно посмотрим, как система связана с 1С, когда ее внедрение оправдано и что учитывать при выборе.

Что такое WMS-система

WMS-система для склада — это информационная система, которая помогает организовать и контролировать выполнение складских операций. WMS-система в логистике отвечает прежде всего за процессы внутри склада — от приемки и размещения товара до комплектации и отгрузки.

Учетная система, например, показывает остаток — 50 единиц товара. WMS идет дальше: она связывает этот остаток с конкретными ячейками и складскими операциями.

• где именно лежат эти 50 единиц;
• куда разместить новую поставку;
• какую партию использовать первой;
• какому сотруднику выдать задание;
• в какой последовательности собрать товары для заказа;
• нужно ли пополнить зону комплектации;
• подтверждена ли фактическая операция.

В результате данные о поставках и заказах превращаются в конкретные задания сотрудникам склада.

На практике это может выглядеть так: товар приехал → сотрудник считал код → WMS сверила поставку → определила место хранения → создала задание → сотрудник выполнил операцию → WMS получила подтверждение и обновила сведения

Конкретный набор возможностей зависит от выбранной системы и настройки процессов. Не любая WMS обязательно выполняет все операции одинаково.

Чем WMS отличается от обычного складского учета

Складской учет и управление складом связаны, но решают разные задачи.

Это не означает, что любая система 1С умеет только вести учет или что WMS обязательно должна заменить существующую корпоративную систему. Во многих проектах разные системы работают вместе: одна отвечает за финансовый, товарный или управленческий контур, а WMS — за физическое исполнение складских процессов.

Как работает WMS на складе

У WMS всегда есть две стороны одного процесса: физическое перемещение товара и его отражение в системе.

• Физический процесс: товар → зона склада → ячейка → сотрудник → перемещение товара
• Информационный процесс: поставка или заказ → WMS → правило → задание сотруднику → выполнение → подтверждение → обновление сведений

Эти процессы должны идти синхронно. Когда коробку физически перенесли из зоны приемки в ячейку A-12, система должна получить подтверждение. Когда WMS выдает задание перенести товар из ячейки B-17 в зону комплектации, сотрудник должен выполнить соответствующее физическое действие.

Приемка и идентификация

До прибытия машины WMS может получить сведения об ожидаемой поставке из связанной корпоративной системы. Когда товар поступает на склад, сотрудник идентифицирует его — например, считывает штрихкод с помощью терминала сбора данных.

Система сопоставляет фактическое поступление с ожидаемым:

• какой товар приехал;
• в каком количестве;
• соответствует ли он поставке;
• какая партия или серия поступила;
• есть ли срок годности;
• имеются ли расхождения.

Если ожидалось 100 единиц, а фактически принято 97, это не просто цифра в итоговом отчете. В процессе приемки нужно зафиксировать расхождение и дальше обработать его по правилам компании. После подтверждения приемки товар готов к размещению.

Размещение и адресное хранение

При адресном хранении склад разделен на зоны и конкретные места — ячейки. WMS знает не только количество товара, но и его фактическое местонахождение.

Например: Товар X → зона хранения 2 → стеллаж B → ячейка B-17

При размещении система может учитывать габариты и вес товара, его тип, совместимость с соседними товарами, свободное место, срок годности, оборачиваемость и другие особенности хранения.

Представим два товара. Первый отгружается десятки раз в день. Второй — раз в несколько месяцев. Если правила склада это предусматривают, первый товар логично разместить ближе к зоне комплектации, чтобы сотрудники совершали меньше лишних перемещений. WMS может учитывать такие условия при формировании задания на размещение.

Перемещения и пополнение

Размещение — не конечная точка. Товар может несколько раз перемещаться между основной зоной хранения, зоной комплектации и другими участками склада. Например, основная партия хранится в дальней зоне, а небольшое количество товара — рядом с местом комплектации заказов.

Когда запас в зоне комплектации заканчивается, WMS может создать задание: взять 20 единиц из основной зоны хранения и перенести их в ячейку комплектации. Сотрудник получает задание, находит нужную ячейку, подтверждает товар и перемещает его. После подтверждения система обновляет сведения о местонахождении и количестве. 

Комплектация заказов

Когда поступает заказ, WMS получает сведения о том, какие позиции необходимо собрать.

Система может определить:

• какие товары нужно взять;
• из каких ячеек;
• в каком количестве;
• в какой последовательности выполнять задания;
• как распределить работу между сотрудниками.

Рассмотрим заказ из пяти товаров, расположенных в разных частях склада. Без системы сотрудник может самостоятельно определять маршрут: идти сначала в одну зону, потом возвращаться назад, затем снова проходить через тот же ряд. WMS может сформировать последовательность заданий с учетом расположения товара. Сотрудник приходит к нужной ячейке, считывает код товара и подтверждает отбор. Если считан другой код, система может зафиксировать несоответствие и не дать подтвердить операцию обычным способом. Конкретный алгоритм зависит от склада, но задача WMS одна: превратить заказ в последовательность понятных и контролируемых операций.

Упаковка и отгрузка

После комплектации заказ может пройти проверку перед упаковкой. Система может контролировать состав и количество товаров в заказе, маркировку, подготовленные грузовые места и статус готовности к отгрузке.

После фактической отгрузки операция подтверждается. В информационную систему возвращается факт: заказ собран → упакован → отгружен. WMS фиксирует не только запланированное действие, но и то, что фактически произошло на складе.

Инвентаризация и аналитика

WMS помогает поддерживать сведения о фактическом местонахождении и количестве товара. При инвентаризации сотрудник может получить задание проверить определенную зону или конкретные ячейки. Система сопоставляет результаты проверки с имеющимися данными и позволяет фиксировать расхождения.

Кроме состояния запасов, WMS может собирать сведения о выполнении операций: сколько заданий выполнено и задерживается, где возникают ошибки, какие зоны наиболее загружены и как распределяется работа сотрудников. Набор такой аналитики зависит от конкретной системы.

Как WMS связана с 1С и другими системами

WMS редко существует изолированно от остальных информационных систем компании. Например, корпоративная система может отвечать за товары, закупки, продажи и финансовый учет, а WMS — управлять физической работой склада.

Условный обмен выглядит так:

• Корпоративная система → WMS. В WMS могут передаваться номенклатура, сведения об ожидаемых поставках, заказы на отгрузку, данные о контрагентах и необходимые справочники.
• WMS → склад. На основе полученных данных система формирует задания на приемку, размещение, внутренние перемещения, комплектацию, упаковку и отгрузку.
• WMS → корпоративная система. После выполнения операций WMS может возвращать фактически принятое количество, текущие остатки, результаты комплектации, факт отгрузки и статусы.

Например, корпоративная система передает заказ № 1257. Дальше WMS определяет, из каких ячеек взять товар, кому выдать задания и в какой последовательности их выполнить. После отгрузки результат возвращается обратно в корпоративный контур.

В зависимости от архитектуры компании WMS также может взаимодействовать с системами управления заказами, перевозками, торговыми площадками, оборудованием склада и другими источниками данных.

Ключевой вопрос здесь не в количестве интеграций, а в распределении ролей: где создаются исходные данные и какая система отвечает за выполнение операции.

Когда складу нужна WMS

WMS нужна далеко не каждому складу. Если операций немного, сотрудники легко ориентируются в товарах, а существующая система закрывает задачи, внедрение отдельной WMS может добавить лишнюю сложность. О ней обычно начинают задумываться, когда существующие процессы перестают справляться с нагрузкой.

Например:

• сотрудники долго ищут товар;
• задания распределяются вручную;
• растет количество ошибок комплектации;
• фактические остатки регулярно расходятся с учетными;
• сложно контролировать партии, серии или сроки годности;
• сотрудники зависят от знаний нескольких опытных коллег;
• увеличение числа заказов требует непропорционального роста штата;
• сложно приоритизировать срочные заказы;
• несколько зон склада работают по разным правилам;
• не видно, какие операции уже выполнены, а какие задерживаются;
• появились сложные схемы комплектации;
• сезонные пики значительно меняют нагрузку;
• нужно синхронизировать склад с несколькими корпоративными системами.

Одна проблема еще не повод внедрять отдельную WMS. Например, отдельные ошибки комплектации могут быть вызваны плохой маркировкой или неудачной организацией хранения. Смотреть нужно на процессы целиком: где возникают потери времени, ошибки и ограничения для роста.

Если склад уже сложно анализировать по отдельным симптомам, перед выбором системы полезно провести предпроектное обследование: описать реальные операции, данные, исключения и связи с другими системами.

Какие бывают WMS-системы

WMS можно классифицировать по разным признакам. Для выбора системы полезно разделить как минимум три вопроса: где она размещается, насколько глубоко настраивается и какую роль играет в общей IT-архитектуре компании.

По месту размещения программной части

Возможны три основных варианта.

1. На инфраструктуре компании. Программная часть работает на ресурсах самой организации. Компания сильнее контролирует инфраструктуру, но также берет на себя больше задач по ее эксплуатации.
2. Удаленное размещение у поставщика. Система работает на инфраструктуре внешнего поставщика. Часть технических задач может находиться на его стороне.
3. Смешанный вариант. Разные компоненты распределены между инфраструктурой компании и внешней средой.

Само место размещения не определяет функциональность WMS. Выбор зависит от требований к данным, интеграциям, инфраструктуре и правилам компании.

По степени настройки под процессы

Отдельный вопрос — насколько систему можно подстроить под процессы конкретного склада.

• Типовое решение подходит, если стандартные процессы системы достаточно близки к работе склада.
• Настраиваемое решение позволяет менять правила, справочники и некоторые сценарии без глубокой переработки архитектуры.
• Глубоко адаптируемое решение требуется, когда значимые процессы существенно отличаются от стандартных.
• Индивидуальная разработка рассматривается, если важные требования невозможно разумно закрыть готовыми решениями или требуется специфичная архитектура.

Масштаб компании сам по себе здесь мало что определяет. Даже большой склад может работать по относительно стандартным процессам. И наоборот, небольшой специализированный склад может иметь сложные правила.

По месту в общей информационной системе компании

WMS может работать как самостоятельная система или как складской модуль более крупной корпоративной платформы. В первом случае она взаимодействует с другими системами через интеграции. Во втором складские функции являются частью более широкого решения. Нельзя заранее утверждать, что один вариант всегда лучше. Важно, насколько конкретная архитектура соответствует процессам и требованиям компании.

Как выбрать WMS-систему

Начинать выбор WMS с перечня названий программ — плохой порядок. Сначала нужно описать склад, операции, ограничения и требования. Только после этого можно сравнивать подходящие решения.

Оцените сложность складских операций

Два склада одинаковой площади могут требовать совершенно разной WMS. Количество заказов, схема хранения и сложность комплектации зачастую важнее квадратных метров.

На требования влияют:

Представим два склада. Склад А — большой по площади, преимущественно паллетное хранение и несколько десятков однотипных оптовых отгрузок в день. Склад Б — заметно меньше, но принадлежит интернет-магазину: тысячи небольших заказов, много строк в заказах, возвраты и резкие сезонные пики. Несмотря на меньшую площадь, второй склад может предъявлять значительно более сложные требования к WMS. Поэтому формула «большой склад = сложная WMS» не работает.

Опишите обязательные процессы и сложные ситуации

Вместо списка из сотни функций лучше описать реальные ситуации, с которыми сталкивается склад.

Например:

• поставка поступила полностью;
• при приемке обнаружена недостача;
• товар нужно разместить с учетом срока годности;
• зона комплектации требует пополнения;
• поступил обычный заказ;
• появился срочный заказ;
• товар не найден в ожидаемой ячейке;
• клиент вернул часть заказа;
• штрихкод поврежден и не считывается;
• обнаружено расхождение при инвентаризации.

Такие сценарии быстро показывают, каких возможностей WMS не хватает на практике. Причём проверять стоит не только идеальный процесс, но и исключения: недостачу, пересорт, возврат, повреждённый штрихкод или товар не в той ячейке.

Определите необходимые связи с другими системами

Еще до выбора WMS нужно понять, откуда она будет получать данные и куда передавать результаты.

Например:

• 1С или другая корпоративная система;
• интернет-магазин;
• система управления заказами;
• торговые площадки;
• транспортная система;
• оборудование склада.

Для каждой интеграции фиксируют:

• какие сведения передаются;
• какая система является источником;
• когда происходит обмен;
• что делать при ошибке;
• насколько быстро должны обновляться данные.

Если критичная интеграция не поддерживает реальный процесс склада, подходящая по функциональности WMS может оказаться неподходящей для всей архитектуры.

Учтите развитие склада

Система должна учитывать и ближайшее развитие склада:

• появление нового склада;
• рост числа заказов;
• расширение ассортимента;
• новые каналы продаж;
• новые способы комплектации;
• появление автоматического оборудования;
• изменение правил хранения;
• новые требования к маркировке.

При этом не стоит покупать максимальный функционал «на всякий случай». Задача — понимать, насколько система сможет поддержать реалистичные изменения бизнеса без полной замены решения.

Оцените полную стоимость системы

Стоимость WMS — не только цена лицензии или разработки.

В расчет также входят:

• обследование;
• настройка;
• внедрение;
• интеграции;
• оборудование;
• обучение сотрудников;
• перенос и подготовка данных;
• доработки;
• обновления;
• инфраструктура;
• сопровождение.

Поэтому две системы с разной стартовой стоимостью нельзя корректно сравнить только по цене покупки. Важна полная стоимость решения в том сценарии, который требуется конкретному складу.

Проверяйте систему на своих рабочих сценариях

Стандартная презентация продукта показывает, что система умеет в идеальных условиях. Для выбора этого недостаточно. Лучше попросить поставщика показать несколько ситуаций именно вашего склада.

Сценарий 1. При приемке ожидалось 100 единиц, приехало 96. Что увидит сотрудник? Как фиксируется расхождение? Что произойдет дальше?

Сценарий 2. В зоне комплектации закончился товар, но он есть в основной зоне. Кто заметит проблему? Будет ли создано задание на пополнение?

Сценарий 3. Появился срочный заказ. Можно ли изменить приоритет уже сформированных заданий?

Сценарий 4. Клиент вернул товар. Как определить состояние товара и дальнейший маршрут?

Сценарий 5. Штрихкод не считывается. Как сотрудник продолжит работу?

Так проверяется не наличие пункта в списке функций, а реальное поведение системы.

Проверьте опыт исполнителя

Выбирать приходится не только программный продукт, но и команду, которая проведёт обследование, настройку, интеграции и доработки.

Полезно выяснить:

• работала ли команда со складами похожего типа;
• понимает ли похожие процессы;
• есть ли опыт нужных интеграций;
• какие ограничения решения она называет сама;
• как проходит обследование перед проектом;
• как проверяются требования;
• что предлагается делать с нестандартными процессами.

Исполнитель, который обещает закрыть все требования без анализа склада, дает меньше полезной информации, чем команда, способная заранее показать ограничения и спорные места.

Если требуется не просто выбрать готовый продукт, а разобраться в процессах, интеграциях и архитектуре, Alto занимается внедрением и разработкой WMS-систем.

Что WMS не исправит сама

WMS не решает автоматически все проблемы склада.

Система не исправит сама:

• противоречивые бизнес-процессы;
• неправильную организацию зон;
• ошибки в справочниках;
• плохую маркировку;
• некачественные исходные данные;
• неясную ответственность сотрудников;
• неверно спроектированный обмен между системами.

Если процесс плохо организован, его автоматизация может просто заставить систему быстрее и стабильнее выполнять плохой процесс. Поэтому перед внедрением важно отделить проблемы, которые должна решать информационная система, от организационных проблем самого склада.

Главное о WMS и выборе системы

WMS имеет смысл внедрять там, где складом уже недостаточно просто учитывать остатки. Если нужно управлять размещением, заданиями сотрудников, пополнением зон, комплектацией и исключениями, появляется задача именно управления складскими операциями.

Поэтому выбор системы лучше начинать не с списка продуктов и функций, а с собственных процессов. Опишите приемку, размещение, комплектацию, возвраты и проблемные ситуации, определите необходимые интеграции — и уже по этим сценариям сравнивайте WMS и исполнителей.